Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG EDUCOMFEE DLA UŻYTKOWNIKÓW BIZNESOWYCH

(dalej: Regulamin)

Wersja dokumentu: 1.0
Data ostatniej aktualizacji: 25.11.2025

1. Niniejszy Regulamin (dalej: "Regulamin") określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w modelu SaaS (Software as a Service) pod nazwą Educomfee, zasady korzystania z Systemu przez Klientów, a także prawa i obowiązki Stron.
2. Dostawcą usługi i operatorem systemu Educomfee jest: Aibron Karol Krawczyk ul. Torfowa 30, 98-220 Zduńska Wola NIP: 8291753463, REGON: 526886858 wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) (dalej zwany: "Dostawcą").
3. Regulamin skierowany jest wyłącznie do przedsiębiorców (B2B) oraz podmiotów prowadzących działalność edukacyjną, oświatową lub szkoleniową. Regulamin nie ma zastosowania do konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
4. Przez użyte w Regulaminie określenia należy rozumieć:
   1. Klient/Szkoła – podmiot zawierający Umowę z Dostawcą w celu korzystania z Systemu do zarządzania placówką edukacyjną.
   2. System Educomfee – zintegrowane oprogramowanie do zarządzania placówką edukacyjną, dostępne w chmurze obliczeniowej, obejmujące moduły: kalendarz, dziennik, płatności, CRM.
   3. Użytkownik Końcowy – osoba fizyczna (kursant, rodzic, pracownik Klienta), której dane są przetwarzane w Systemie.
   4. Aktywny Użytkownik – unikalny profil kursanta w bazie danych Klienta, który w danym Okresie Rozliczeniowym posiadał status "aktywny", "uczęszczający" lub inny równoważny status oznaczający uczestnictwo w zajęciach, niezależnie od faktu fizycznego logowania się tej osoby do Systemu. Definicja ta ma kluczowe znaczenie dla naliczania opłat. W przypadku tworzenia subkont przez Aktywnego Użytkownika, każde utworzone subkonto będzie akceptowne przez Klienta/Szkołę.
   5. Operator Płatności – podmiot zewnętrzny (Stripe Payments Europe, Ltd.), świadczącym usługi płatnicze zintegrowane z Systemem.

1. Dostawca świadczy Usługę drogą elektroniczną, polegającą na udostępnieniu funkcjonalności Systemu na serwerach Dostawcy (model SaaS), bez konieczności instalowania oprogramowania na infrastrukturze Klienta.
2. W celu zapewnienia prawidłowego działania Systemu, Klient zobowiązany jest do zapewnienia po swojej stronie środowiska technicznego spełniającego następujące minimalne wymagania:
   1. Stały dostęp do sieci Internet o przepustowości umożliwiającej płynne przesyłanie danych;
   2. Przeglądarka internetowa w stabilnej wersji wspieranej przez producenta (zalecane: Google Chrome w wersji 84+, Mozilla Firefox w wersji 78+, Microsoft Edge w wersji 84+, Safari w wersji 13.1+);
   3. Włączona obsługa plików Cookies oraz JavaScript.
3. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Systemu wynikające z niespełnienia przez Klienta wymogów technicznych opisanych w ust. 2, w szczególności za błędy wynikające z używania przestarzałych wersji przeglądarek lub systemów operacyjnych.
4. Dostawca dokłada starań, aby zapewnić dostępność Systemu na poziomie 99% w skali miesiąca (SLA), z wyłączeniem zaplanowanych przerw technicznych, o których Klient zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin (z wyjątkiem awarii krytycznych wymagających natychmiastowej interwencji).

1. Dostęp do Systemu jest odpłatny. Klient zobowiązany jest do uiszczania miesięcznej Opłaty Subskrypcyjnej, której wysokość uzależniona jest od skali działalności Klienta mierzonej liczbą Aktywnych Użytkowników.
2. Dostęp do Systemu w okresie pierwszych 30 dni korzystania z usługi przez Klienta jest nieodpłatny.
3. Wysokość miesięcznej opłaty netto za jednego Aktywnego Użytkownika wynosi:
   1. 1 - 49 użytkowników: 7,00 PLN
   2. 50 - 99 użytkowników: 6,00 PLN
   3. 100 - 199 użytkowników: 5,00 PLN
   4. 200 - 299 użytkowników: 4,00 PLN
   5. 300 i więcej użytkowników: 3,00 PLN
   6. Powyżej 1000 użytkowników: Warunki ustalane indywidualnie w drodze negocjacji.
4. W przypadku korzystania z usługi wysyłki SMS (do 70 znaków),
5. System dokonuje automatycznego zliczenia Aktywnych Użytkowników w ostatnim dniu Okresu Rozliczeniowego. Do profilu Użytkownika, który został zarchiwizowany lub usunięty przez Klienta przed końcem Okresu Rozliczeniowego, opłata nie jest naliczana w kolejnym miesiącu, pod warunkiem skutecznej archiwizacji w Systemie.
6. Opłata Subskrypcyjna powiększona zostanie o należny podatek VAT.
7. Faktury VAT z tytułu subskrypcji wystawiane są do 7. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym, z terminem płatności 14 dni. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w panelu administracyjnym.

1. W ramach Systemu, Dostawca udostępnia funkcjonalność przyjmowania płatności online od Użytkowników Końcowych (np. rodziców) na rzecz Klienta. Usługa ta realizowana jest w oparciu o integrację z platformą Stripe Connect.
2. Klient przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że w procesie obsługi płatności występują trzy niezależne stosunki prawne:
   1. Umowa sprzedaży usługi edukacyjnej między Klientem a Użytkownikiem Końcowym;
   2. Umowa o obsługę konta płatniczego (Connected Account Agreement) między Klientem a Operatorem Płatności (Stripe);
   3. Niniejszy Regulamin regulujący techniczne pośrednictwo Dostawcy (Application Fee).
3. Prowizja Operacyjna (Application Fee): Niezależnie od opłat pobieranych bezpośrednio przez Operatora Płatności (zgodnie z taryfikatorem Stripe), Dostawca pobiera od każdej skutecznej transakcji Prowizję Operacyjną w wysokości: 1,00 PLN netto + 1% wartości netto transakcji.
4. Klient udziela Dostawcy nieodwołalnego pełnomocnictwa do automatycznego potrącania Prowizji Operacyjnej z kwoty transakcji w momencie jej procesowania (mechanizm Direct Charge lub Destination Charge z Application Fee w rozumieniu dokumentacji Stripe).
5. Kwota wpływająca na rachunek bankowy Klienta (Payout) jest kwotą netto, pomniejszoną o prowizje Operatora Płatności oraz Prowizję Operacyjną Dostawcy.
6. Dostawca wystawia Klientowi fakturę VAT dokumentującą łączną wartość pobranych Prowizji Operacyjnych w danym miesiącu. Faktura ta, z uwagi na wcześniejsze potrącenie środków (zapłata w momencie transakcji), będzie miała status opłaconej i stanowi podstawę do zaliczenia prowizji w koszty uzyskania przychodu przez Klienta.

1. W związku z realizacją Usługi, Klient powierza Dostawcy przetwarzanie danych osobowych Użytkowników Końcowych (w tym danych dzieci i opiekunów prawnych), dla których Klient jest Administratorem Danych.
2. Zasady powierzenia reguluje Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA), stanowiąca Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem Umowy Powierzenia.
3. Dostawca oświadcza, że wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, o których mowa w art. 32 RODO, w celu zapewnienia bezpieczeństwa powierzonych danych.
4. Klient wyraża zgodę na korzystanie przez Dostawcę z usług dalszych podmiotów przetwarzających (podprocesorów), niezbędnych do realizacji Usługi. Aktualna lista podprocesorów obejmuje m.in.:
   1. SMSAPI (ComVision Sp. z o.o.) – w zakresie obsługi powiadomień SMS ;
   2. LH.pl Sp. z o.o. – w zakresie hostingu i infrastruktury pocztowej ;
   3. Google Ireland Ltd. / Google LLC – w zakresie analityki systemowej.
5. Szczegółowe zasady transferu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) określone są w Umowie Powierzenia i opierają się na Standardowych Klauzulach Umownych (SCC) lub decyzjach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony.

1. Dostawca ponosi odpowiedzialność względem Klienta za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem poniższych ograniczeń (klauzule umowne dopuszczalne w obrocie B2B).
2. Odpowiedzialność Dostawcy z tytułu utraconych korzyści (lucrum cessans) oraz szkód pośrednich jest wyłączona.
3. Całkowita odpowiedzialność kontraktowa i deliktowa Dostawcy względem Klienta ograniczona jest do kwoty stanowiącej równowartość trzykrotności (3x) średniej miesięcznej Opłaty Subskrypcyjnej zapłaconej przez Klienta w okresie 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę.
4. Ograniczenie odpowiedzialności nie dotyczy szkód wyrządzonych Klientowi umyślnie.
5. Reklamacje dotyczące działania Systemu należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres e-mail Dostawcy. Dostawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni.

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony z chwilą akceptacji Regulaminu przez Klienta (w procesie rejestracji konta).
2. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej (e-mail) pod rygorem nieważności.
3. W przypadku zaległości w płatnościach przekraczających 30 dni, Dostawca ma prawo zawiesić świadczenie Usługi (zablokować dostęp do Panelu), a po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu wyznaczonego w wezwaniu do zapłaty – rozwiązać Umowę w trybie natychmiastowym.
4. Po rozwiązaniu Umowy, Dostawca przechowuje dane Klienta przez okres 30 dni (okres karencji na eksport danych), a następnie trwale usuwa je z Systemu, zgodnie z procedurami RODO, chyba że przepisy prawa nakładają obowiązek ich dalszego przechowywania.

1. Dostawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn (np. zmiany prawa, rozwój funkcjonalności). O zmianach Klient zostanie powiadomiony z 14-dniowym wyprzedzeniem.
2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby Dostawcy.